Réunion du 28 octobre 2008 à 19 heures

Première réunion du 28 octobre 2008 à 19 heures :

Ordre du jour :

Présentation et But du Comité de Quartier
Organisation et fonctionnement
Discussions
Décisions prises et Désignation des délégués de quartier
Préparation de l’ordre du jour de la prochaine réunion

La réunion a été présidée par Monsieur Dupuy, mandaté par la Mairie d’Urrugne.

Le secrétaire de la réunion était Monsieur Gellato.

Vingt personnes étaient présentes, 3 absentes excusées.

1) Présentation et but du Comité de Quartier

La mairie d’Urrugne a tenu à mettre en place des comités de quartier afin de consulter et faire remonter plus facilement les problèmes des citoyens.

C’est une opportunité pour nous de participer activement et « préventivement » à la vie de notre quartier. C'est-à-dire :

D’une part, si un problème citoyen apparait, de pouvoir le faire remonter à la Mairie d’Urrugne d’une façon formelle et constructive
D’autre part – et peut-être le plus important - de contribuer activement aux orientations prises par la municipalité, AVANT que les décisions ne soient prises

Ceci sous-entend deux choses :

Que la mairie d’Urrugne prendra au sérieux les avis et revendications exprimés par les Comités de Quartier. (L’avenir nous le dira) ;
En corollaire, que les avis et revendications que nous ferons remonter à la mairie seront, eux-mêmes, sérieux et argumentés.

2) Organisation des Comités de Quartier & fonctionnement :

Nous avons tous constaté que, compte tenu de l’étendue de la commune d’Urrugne, les problèmes rencontrés dans un quartier échappent totalement aux autres.

Dans un quartier aussi restreint que Béhobie, des problèmes importants concernant un « sous-quartier » sont restés méconnus des autres résidents.

Ces considérations ont fait qu’il est apparu nécessaire de procéder à un découpage en sous-comités.

Le découpage proposé a été le suivant :

Quartier « Margueria »
Quartier « Maillarenia Mendi Alde »
Suartier « Aldapa »
Quartier du « Trinquet »
« Centre ville »
Comité des commerçants
Comité des espagnols
Comité des jeunes

Le fonctionnement prévu est le suivant :

Les délégué des Sous-comités de quartier informent et collectent les problèmes des citoyens concernés
Le Comité de quartier, réunissant les délégués des sous-comités, compile les problèmes et échange les informations
Ensuite, le président du Comité de Quartier se réunit avec Madame le Maire ou son représentant afin d’exposer les problèmes, proposer les solutions et recueillir les informations et décisions venant de la mairie.
Les suites données par la Mairie et les informations obtenues sont communiquées au Comité de Quartier
Chaque délégué, à son tour, transmet aux intéressés lors des réunions des sous-comités (comme en 1°) les informations pour décision : acceptation, refus ou modification demandée et retour au 2°

3) Discussions

Opportunité du s/comité « espagnols »

La question a été posée : pourquoi un s/comité « espagnol » ?
D’abord, ce choix émane d’une demande de certains espagnols eux-mêmes.
Ensuite, nous avons pu constater que, culturellement, ils ont tendance à s’isoler. Ainsi, le but de ce s/comité serait de les attirer vers une vie citoyenne plus active (en ce sens on peut se demander combien se sont inscrit sur les listes électorales !) en espérant, qu’in fine, ils se répartiront dans les sous-comités et que l’entité « sous-comité espagnol » disparaitra.

Le découpage en sous-comité proposé n’est pas rigide

Suivant la vie de nos sous-comités, à l’avenir, nous pourrons envisager des modifications, créations ou regroupements.

Rôle du Comité de Quartier et rôle des élus

Il est très important de noter que les Comités de Quartier sont composés de citoyens n’ayant pas de mandat à la mairie d’Urrugne

Ceci pour éviter qu’une personne soit « juge et partie ». Le Comité de Quartier doit fonctionner librement vis-à-vis des intentions municipales sans en subir de pression

D’autre part, il faut veiller que le Comité de Quartier ne soit pas « coloré » politiquement, afin que notre action soit homogène quelque soit la municipalité en place et quels que soient les citoyens intéressés. Nous devons représenter TOUS les citoyens.

Organisation des réunions

Il est très important de formaliser toutes les réunions (sous-comité et comité de Quartier) C'est-à-dire : établir systématiquement la liste des présents et le compte rendu des décisions prises en séance.

La liste des présents est une garantie que le délégué s’exprime au nom d’une collectivité et non en son nom personnel. On ne peut ainsi l’accuser de défendre son intérêt particulier, ce qui affaiblirait sa position.

Le compte rendu scelle la réunion. Les absents ne peuvent remettre en cause les décisions prises (sauf s’ils amènent des éléments nouveaux). Ceci afin que les personnes présentes, désireuses de « s’engager » à la résolution des problèmes en cours, ne se sentent obligées de justifier les positions prises antérieurement.

Les succès comme les erreurs sont partagés par tous.
Pour cette raison, un des ordres du jour de la prochaine réunion sera de décrire une méthodologie commune de « conduite de réunion » et de « présentation » des documents.

Loin d’être un détail, ceci est gage de clarté, d’efficacité et la preuve d’un travail collectif.

Circulation de l’information

Vaste sujet :
Au point de vue organisation :
Toute organisation se heurte à ce problème : comment avertir, communiquer, convoquer, faire descendre ou remonter l’information d’une manière efficace et économe de temps et d’argent.

Prenant l’expérience de la vie associative, le plus efficace est le bouche-à-oreille qui, en plus, est preuve de convivialité.

Un autre excellent moyen (rapidité, efficacité, gratuité) est le courrier électronique. Nous invitons toutes les personnes intéressées à nous communiquer leurs adresses électroniques ou celles d’amis ou voisins qu’ils pourront consulter.

Au point de vue de la qualité de l’information :
Les représentants des sous-comités et du Comité de Quartier auront la tâche :

De s’informer auprès de la mairie des projets (principalement au cours de la réunion du Comité de Quartier et aussi en consultant les compte rendu du Conseil Municipal, les affichages, projets, PLU, permis de construite importants, etc..)
De transmettre ces informations auprès des citoyens qu’ils représentent
De collecter les avis et problèmes des citoyens qu’ils représentent et établir, en commun, les solutions et revendications
De préparer les réunions, l’ordre du jour, et rédiger les comptes-rendus

4) Décisions prises lors de la Réunion et désignation des représentants

Les représentants suivants ont été désignés :

Quartier « Margueria » ; Monsieur CABILLE Christian
Quartier « Maillarenia Mendi Alde » ; Monsieur MARTIN Michel
Quartier « Aldapa » ; Monsieur GELLATO Michel
Quartier du « Trinquet » ; Madame SANTAMARIA Martine
« Centre ville » Madame ELISSALDE Gaby
Comité des commerçants ; Madame LALIS Martine
Comité des espagnols ; Monsieur PINA Francisco
Comité des jeunes : Mademoiselle TETEVUIDE Christelle

Il appartiendra à chaque représentant de choisir un suppléant.

Il a été décidé de se réunir mardi 18 novembre à 19 heures, salle communale à Béhobie.

L’ordre du jour décidé sera le suivant

Présentation des suppléants
Désignation, par les représentants des sous-comités ou leurs suppléants, du Président qui animera le Comité de Quartier
Exposés des premiers sujets à aborder (reprendre entre autres, les questions évoqués dans la lettre de la mairie d’Urrugne du 21 octobre 2008 signée Madame d’Elbée)
Mettre en place une méthodologie commune de conduite de réunion et une présentation commune des documents que chaque délégué appliquera à son propre sous-comité
Et bien sûr les questions diverses !

Le secrétaire.

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